Executive Assistant CIO & Office Manager 70%

Michael Page recherche un Assistant Exécutif CIO & Office Manager à 70% sur Lausanne. Poste permanent hybride combinant assistance stratégique au CIO et gestion des opérations de bureau.

Ce poste permanent au sein d'une organisation établie propose une double mission : assurer un support exécutif de haut niveau au CIO tout en supervisant les fonctions administratives et logistiques du bureau.

Responsabilités

• Planifier et prioriser l'agenda du CIO en fonction des enjeux stratégiques.
• Coordonner les réunions des instances de gouvernance, telles que les comités d'investissement et les conseils d'administration.
• Rédiger, mettre en page et vérifier les documents et présentations destinés aux parties prenantes dirigeantes.
• Gérer le flux de communications, incluant le filtrage des courriels, la rédaction de lettres et le suivi des dossiers.
• Organiser intégralement les voyages du CIO, des réservations aux formalités administratives et au remboursement des dépenses.
• Servir d'interface entre le CIO, les directeurs de départements internes et les partenaires externes.
• Veiller au respect des délais et au suivi des projets et livrables clés.
• Préparer et coordonner les événements majeurs, comme les journées d'investissement.
• Superviser le fonctionnement quotidien des locaux, y compris l'accueil et la maintenance.
• Gérer les prestataires de services généraux, le nettoyage et la gestion des installations.
• Administrar les accès, les badges et les places de parking.
• Assurer le support administratif général, tel que la gestion du courrier et des calendriers partagés.
• Contrôler les stocks de fournitures et commander le nécessaire.
• Accompagner l'intégration des nouveaux collaborateurs, de l'installation du poste à la configuration des accès informatiques.

Profil recherché

• Au moins cinq années d'expérience dans un rôle comparable d'assistant exécutif ou personnel.
• Parcours dans le secteur financier, bancaire ou dans un environnement fortement régulé.
• Expérience avérée dans le support d'un dirigeant senior, idéalement un CIO.
• Connaissance des processus de gouvernance et du support aux conseils ou comités.
• Maîtrise approfondie de la suite Microsoft 365 (Word, Outlook, Teams, PowerPoint).
• Courant en français et en anglais.
• Compétences élevées dans la création de présentations professionnelles.
• Organisation rigoureuse et aptitude à gérer plusieurs priorités simultanément.
• Excellentes aptitudes relationnelles et capacités de communication.
• Discrétion absolue et respect strict de la confidentialité.
• Esprit d'initiative et capacité à anticiper les besoins.
• Résilience et fiabilité dans un environnement exigeant.
• Autonomie tout en collaborant efficacement au sein d'une équipe.

Ce que l'entreprise offre

• CDI au sein d'une structure reconnue et stable.
• Cinquante jours de congés annuels pour favoriser l'équilibre entre vie professionnelle et personnelle.
• Environnement de travail professionnel et axé sur la collaboration.
• Impact direct sur l'efficacité opérationnelle et le bon déroulement des activités quotidiennes.