Office Coordinator 40% pour Academic Work Lausanne

Academic Work Switzerland SA recherche un Coordinateur de bureau à 40 % pour son site de Lausanne. Ce rôle junior exige une forte organisation, la maîtrise de l'anglais et du français, et assure la fluidité des opérations quotidiennes.

Ce poste constitue le pivot central du bureau lausannois, garantissant le bon fonctionnement quotidien des opérations. Le titulaire agit comme un coordinateur logistique et un résolveur de problèmes pour les équipes commerciales, en combinant gestion administrative et organisation proactive pour maintenir une efficacité optimale.

Responsabilités

• Organiser le bureau : commandes de fournitures, suivi des consommables, installation des postes de travail et gestion des demandes internes (équipement, IT).
• Servir d'interlocuteur principal pour les prestataires externes (nettoyage, conciergerie, livraisons).
• Préparer les présentations hebdomadaires et aider le responsable de succursale à diffuser les communications internes.
• Coordonner la conception et la logistique des événements internes pour favoriser une dynamique collective.
• Gérer les dépenses liées à la gestion du bureau et collaborer avec l'équipe financière.
• Traiter et suivre les appels et e-mails entrants pour assurer la réactivité des informations.

Profil recherché

• Être actuellement inscrit en tant qu'étudiant pour une durée minimale de 12 mois.
• Maîtriser la suite Google Office (Sheets, Slides, etc.).
• Parler couramment français et posséder un niveau très bon en anglais (C1).
• Disposer d'une grande rigueur organisationnelle, d'une réactivité rapide et d'une bonne résistance au stress.
• Faire preuve d'un sens aigu du service, savoir prioriser les tâches et savoir dire non lorsque cela est nécessaire.
• Être disponible à 40 % (soit quatre jours par semaine), avec une présence obligatoire le jeudi après-midi.

Atouts

• Avoir une énergie positive et communicative qui contribue à un climat de travail agréable.
• Montrer de la flexibilité pour augmenter la disponibilité jusqu'à 50 % lors de certaines périodes.
• Être motivé pour participer aux grands événements de la succursale (Goal Trip, été, automne, Noël).

Ce que l'entreprise offre

• Rejoindre une entreprise reconnue pour sa culture d'entreprise forte et ses collaborateurs engagés.
• Occuper un rôle central essentiel au bon déroulement des opérations du bureau.

À propos de l'entreprise

Depuis près de trente ans, l'entreprise accompagne les jeunes professionnels dans leur carrière. Elle se distingue par une culture d'entreprise marquée, favorisant un environnement de travail structuré et solidaire.

• Culture d'entreprise forte et identitaire.
• Collaborateurs engagés et dynamiques.
• Accompagnement des jeunes talents depuis trois décennies.