Persönliche Assistenz des CEO (m/w/d) 100%

Das Unternehmen sucht eine erfahrene Persönliche Assistenz des CEO (m/w/d) in St. Gallen. Die Position umfasst die umfassende administrative und organisatorische Betreuung der Geschäftsführung in einem internationalen Umfeld.

In dieser Rolle unterstützen Sie die Geschäftsführung eines global tätigen Unternehmens mit komplexen Stakeholder-Beziehungen. Sie fungieren als zentrale Schnittstelle und gewährleisten die reibungslose Abwicklung von Geschäfts- und Verwaltungsprozessen unter höchsten Vertraulichkeitsstandards.

Aufgaben

• Proaktive Unterstützung der Geschäftsführung bei allen organisatorischen und administrativen Aufgaben.
• Überwachung von Fristen, offenen Punkten und geschäftskritischen Vorhaben.
• Bearbeitung, Vorbereitung und Nachverfolgung von Korrespondenz, Verträgen sowie wichtigen Dokumenten.
• Begleitung von Unterschriftsprozessen, Zertifizierungen und internen Genehmigungsverfahren.
• Planung und Koordination von Sitzungen des Verwaltungsrats, des Managements sowie mit Stakeholdern.
• Vertretung als Ansprechpartner für Verwaltungsratsmitglieder, Investoren, Rechtsanwälte, Behörden und externe Partner.
• Pflege und Verwaltung der Unternehmensdokumentation sowie behördlicher Unterlagen.
• Koordinierung der Freigabe von Rechnungen und Steuerung der Zahlungsprozesse.
• Unterstützung bei der Überwachung des Cashflows und administrativen Aufgaben im Zusammenhang mit Investitionen.
• Enge Zusammenarbeit mit der Buchhaltung, Steuerberatung und externen Finanzdienstleistern.
• Vorbereitung steuerrelevanter Unterlagen und Abstimmung mit externen Spezialisten.
• Kommunikation mit Banken, Versicherungen und weiteren externen Diensteanbietern.
• Abwicklung administrativer Verfahren bei Schweizer und internationalen Behörden sowie Gesellschaften.
• Mitwirkung an und Koordination von abteilungsübergreifenden Projekten.
• Unterstützung im Facility Management für gewerbliche und private Immobilien.
• Steuerung externer Partner und Dienstleister.
• Verwaltung physischer und digitaler Archivbestände.
• Empfang und Betreuung von Gästen bei Meetings und Veranstaltungen.
• Management eines komplexen, internationalen Terminkalenders.
• Organisation von Geschäftsreisen inklusive Logistik, Unterkunft und Routenplanung.
• Unterstützung bei ausgewählten privaten Angelegenheiten der Geschäftsführung.
• Koordinierung verschiedener privater und geschäftlicher Termine.

Anforderungen

• Mehrjährige Berufserfahrung als Executive Assistant, Persönliche Assistenz oder in einer ähnlichen Vertrauensposition auf C-Level-Niveau.
• Nachgewiesene Erfahrung in einem internationalen und komplexen Unternehmensumfeld.
• Sehr gute mündliche und schriftliche Deutsch- und Englischkenntnisse.
• Sicherer Umgang mit anspruchsvollen Stakeholdern, Verwaltungsräten, Investoren, Behörden und externen Beratern.
• Gute Kenntnisse in finanziellen und administrativen Prozessen, insbesondere Buchhaltung, Zahlungsverkehr und Budget-/Cashflow-Koordination.
• Höchste Diskretion, Loyalität und ein starkes Verantwortungsbewusstsein.
• Starke organisatorische Fähigkeiten, strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise mit Hands-on-Mentalität.
• Gültiger Führerschein der Kategorie B.

Von Vorteil

• Erfahrung in Vertragsmanagement, regulatorischen Prozessen sowie Unternehmensrecht und administrativen Themen.

Über das Unternehmen

Der Auftraggeber ist ein international agierendes Unternehmen mit globaler Präsenz und einem komplexen Stakeholder-Netzwerk.

• Internationaler Arbeitskontext mit globaler Ausrichtung.
• Umgang mit einem anspruchsvollen Stakeholder-Environment.