Administrative Mitarbeit Direktion und Weiterbildung

Die Universität Bern sucht eine administrative Mitarbeitende für die Direktion und Weiterbildung. Die Stelle ist Teilzeit und erfordert Erfahrung in der Organisation und Koordination.

In dieser Position unterstützt die Universität Bern die Direktion bei deren täglichen Aufgaben und koordiniert administrative Prozesse. Die Rolle umfasst die Vorbereitung von Sitzungen, die Nachverfolgung von Beschlüssen sowie die Unterstützung bei der Planung von Weiterbildungsangeboten. Die Mitarbeitende fungiert als Schnittstelle zwischen verschiedenen universitären Stellen und sorgt für einen reibungslosen Ablauf der Geschäfte.

Aufgaben

• Die Direktion bei organisatorischen und administrativen Aufgaben unterstützen.
• Sitzungen der Direktion vorbereiten, koordinieren und nachbereiten.
• Den Überblick über laufende Geschäfte, Fristen und anstehende Entscheidungen der Direktion behalten.
• Proaktiv auf Handlungsbedarf hinweisen und Beschlüsse sowie Aufträge nachhalten.
• Als Schnittstelle zwischen Direktion, Sekretariat, Fakultät und weiteren universitären Stellen fungieren.
• Aufträge an das Sekretariat eigenständig koordinieren und die Umsetzung nachverfolgen.
• Bei der Verwaltung von Personalressourcen und Personalpunktebudgets unterstützen.
• Administrative Prozesse wie Seminarausschreibungen, KSL-Einträge und andere institutsbezogene Abläufe koordinieren.
• Bei der Planung, Organisation und Durchführung von Weiterbildungsangeboten administrative Unterstützung leisten.

Anforderungen

• Abgeschlossene Ausbildung oder Berufserfahrung im administrativen, organisatorischen oder koordinativen Bereich.
• Strukturierte, selbstständige und vorausschauende Arbeitsweise.
• Freude daran, Verantwortung zu übernehmen, mitzudenken und Dinge selbstständig voranzubringen.
• Ausgeprägtes Organisationsgeschick sowie die Fähigkeit, mehrere Prozesse gleichzeitig im Blick zu behalten.
• Hohe Zuverlässigkeit, Eigeninitiative und Kommunikationsstärke.
• Sicherer Umgang mit den gängigen Office-Anwendungen und Motivation, sich in die universitären Anwendungsprogramme einzuarbeiten.

Von Vorteil

• Erfahrung im Hochschulbereich ist von Vorteil, aber keine Voraussetzung.

Was das Unternehmen bietet

• Gesunde Unternehmenskultur und gutes Arbeitsklima.

Über das Unternehmen

Die Universität Bern ist vielseitig und bietet eine grosse Themenvielfalt und viel Gestaltungsfreiraum.

• Die Universität Bern ist vielseitig und bietet eine grosse Themenvielfalt und viel Gestaltungsfreiraum.