Assistant ou Assistante de gestion - 60%

HUG recrute un assistant de gestion à 60% pour supporter la gestion administrative, financière et logistique du département de réadaptation et gériatrie sur cinq sites genevois.

Ce poste de 60% s'insère au sein du département de réadaptation et gériatrie des HUG, un pôle médical spécialisé dans la prise en charge des personnes âgées, réparti sur cinq sites. Vous travaillerez en étroite collaboration avec la responsable administrative et financière du département, contribuant ainsi à assurer le bon fonctionnement administratif, financier et logistique de cette unité.

Responsabilités

• Assurer le traitement et le suivi de la documentation du département, y compris les conventions internes et externes.
• Évaluer les demandes, collecter les informations nécessaires et prendre les mesures appropriées pour le traitement et le suivi des dossiers.
• Gérer la mise à jour des outils de gestion sur Excel, suivre les requêtes de facturation et de paiement, contrôler et gérer les factures, les notes de frais et les demandes de formation.
• Vérifier la conformité des factures et soutenir la gestion des fonds hors exploitation.
• Prendre des décisions dans les affaires courantes, dans le respect des budgets et des directives en vigueur, en vertu d'une délégation de pouvoir.
• Signaler à la hiérarchie les situations complexes et formuler des propositions de solutions adaptées.
• Assister la responsable administrative et financière ainsi que son équipe dans la réalisation de leurs missions et la gestion des projets du département.
• Participer activement aux séances de l'administration.

Profil recherché

• Titulaire d'un CFC d'employé ou d'employée de commerce.
• Certification ECDL Standard en Word et PowerPoint, et ECDL Advanced en Excel.
• Connaissances approfondies en gestion administrative, comptabilité et informatique bureautique.
• Expérience significative d'une à trois années dans des postes similaires.
• Être organisé et rigoureux, capable de travailler de manière autonome et en équipe.
• Posséder le sens des responsabilités et savoir gérer les priorités.
• Avoir de fortes capacités d'analyse et de synthèse.
• Faire preuve de polyvalence, d'ouverture d'esprit, de capacité d'écoute et de communication.
• Avoir un bon sens relationnel, développer des relations constructives et faire preuve de diplomatie.
• Avoir le sens de la confidentialité.

Atouts

• Expérience en milieu hospitalier ou dans un environnement en lien avec la santé.

À propos de l'entreprise

Les Hôpitaux Universitaires de Genève (HUG) constituent un établissement de référence au niveau national et international, employant plus de 13 000 collaborateurs issus de 160 métiers différents. Le département de réadaptation et gériatrie, où ce poste est basé, se spécialise dans la prise en charge des situations aiguës, des problèmes spécifiques liés à l'âge, de la réadaptation médicale et de la médecine palliative.

• Établissement de référence national et international avec une forte diversité de métiers et une communauté de plus de 13 000 collaborateurs.

Candidature

Documents à fournir:

• Lettre de motivation
• Curriculum vitae
• Copies des diplômes et attestations
• Certificats de travail