Leiterin Administration (w/m) 80-100%

Das Kinderspital Zürich sucht eine Leiterin Administration (80-100%), die das Team der Direktion Medizin führt, Prozesse optimiert und als Schnittstelle zu Universität und Forschungszentrum fungiert.

In dieser Position innerhalb der Direktion Medizin übernehmen Sie die Verantwortung für das Administrationsteam. Sie steuern die administrativen Abläufe, koordinieren die Zusammenarbeit mit externen Partnern wie der Universität und treiben die Weiterentwicklung der administrativen Strukturen voran.

Aufgaben

• Sie führen, planen und stellen die Personaldecke für das Administrationsteam der Direktion Medizin (ca. 10 Vollzeitstellen) sicher.
• Sie tragen die Verantwortung für das zugehörige Kostenzentrum.
• Als zentrale Ansprechperson gewährleisten Sie die enge Zusammenarbeit mit der Universität und dem Forschungszentrum für das Kind (FZK).
• Sie gewährleisten die ordnungsgemäße Abwicklung der Drittmittelverwaltung der Direktion Medizin.
• In enger Abstimmung mit dem medizinischen Fachpersonal und anderen Verwaltungsbereichen entwickeln Sie die Administration kontinuierlich weiter und passen sie an künftige Anforderungen an.
• Sie harmonisieren und standardisieren die administrativen Prozesse in Ihrem Verantwortungsbereich.
• Sie engagieren sich aktiv in übergreifenden Transformations- und Optimierungsprojekten der Direktionen und Bereiche.
• Sie sorgen für einen reibungslosen administrativen Tagesablauf mit Ihrem Team.
• Sie übernehmen begrenzte operative Vertretungsaufgaben, darunter die Termin- und Meetingorganisation, die Vertrags- und Aufnahmeanträge sowie das strukturierte Onboarding neuer Mitarbeitender.
• Sie gestalten Change-Prozesse aktiv mit, begleiten das Team durch Veränderungen und fördern die erfolgreiche Einführung von Innovationen durch geeignete Change-Management-Maßnahmen.

Anforderungen

• Eine kaufmännische Grundausbildung oder eine paramedizinische/medizinische Grundausbildung mit anschließender kaufmännischer Weiterbildung.
• Mehrjährige Führungserfahrung sowie entsprechende Weiterbildungen in den Bereichen Management, Führung und/oder Organisationsentwicklung.
• Ausgeprägtes Verständnis für Prozesse und Projekte mit dem Fokus auf Effizienz und Ressourcenoptimierung.
• Die Fähigkeit, Mitarbeitende durch Change-Prozesse zu führen.
• Eine proaktive Denk- und Arbeitsweise.
• Vernetztes und ganzheitliches Denken.
• Eine Affinität zu Digitalisierungsthemen.

Von Vorteil

• Berufserfahrung im Gesundheitswesen ist von Vorteil.

Über das Unternehmen

Der Arbeitgeber ist das Kinderspital Zürich Eleonorenstiftung.