Sachbearbeiter*in Telefon und Empfang

Die Stadt Zürich sucht eine Sachbearbeiterin für Telefon und Empfang am Hauptsitz in Zürich. Die Position umfasst die Gastfreundschaft am Empfang, die Telefonvermittlung sowie administrative Aufgaben im HRZ-Bereich.

Als zentrale Anlaufstelle für Besucher und Mitarbeitende fungiert diese Position als Visitenkarte der Abteilung. Der Arbeitsplatz befindet sich im Hauptgebäude an der Gotthardstrasse 61 in Zürich, wo Sie als Bindeglied zwischen internen und externen Kontakten agieren.

Aufgaben

• Sie sind während der festgelegten Präsenzzeiten (08:00–12:00 Uhr und 13:30–17:00 Uhr; freitags bis 16:00 Uhr) vor Ort tätig.
• Sie nehmen Anrufe entgegen und empfangen Gäste persönlich am Empfang.
• Sie bearbeiten Anfragen aus dem gesamten HRZ-Umfeld und leiten diese weiter.
• Sie verwalten die interne Post, versorgen das Büro mit Material und verteilen Schlüssel.
• Sie koordinieren kleinere Instandhaltungsarbeiten mit der Gebäudewartung.
• Sie organisieren den Ablauf in der internen Kantine.
• Sie unterstützen die Betreuung von HMS-Praktikantinnen und Praktikanten.
• Sie führen administrative Tätigkeiten durch und arbeiten mit der internen Sicherheitsabteilung zusammen.

Anforderungen

• Abgeschlossene Grundausbildung sowie praktische Erfahrung im Empfangs- oder Telefonbereich.
• Freude am Umgang mit Menschen und deren unterschiedlichen Anliegen.
• Ein gepflegtes Äusseres und eine sympathische Art im Kontakt mit anderen.
• Hohe Serviceorientierung sowie sichere Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.
• Sichere Anwendung der gängigen IT-Tools, insbesondere MS Office und MS Teams.

Was das Unternehmen bietet

• Selbstständige und abwechslungsreiche Aufgaben in einem engagierten Team.
• Attraktive Arbeitsbedingungen und Vergütung.
• Gezielte Weiterbildungs- und Schulungsmöglichkeiten.
• Barrierefreie, zentral gelegene Arbeitsplätze mit guter Erreichbarkeit via ÖV.

Über das Unternehmen

Das HRZ der Stadt Zürich ist ein zentrales Dienstleistungs- und Kompetenzzentrum für Personalangelegenheiten. Es betreut rund 50 städtische Unternehmen und Departements mit insgesamt über 34.000 Mitarbeitenden. Gleichstellung, Vielfalt und Inklusion sind dabei gelebte Werte der Organisation.

• Das Unternehmen lebt Werte wie Gleichstellung, Diversität und Inklusion im Alltag.
• Das HRZ agiert als zentrale Anlaufstelle für die Personalverwaltung der Stadt Zürich.