Das Unternehmen sucht eine Empfangs- und Verwaltungsmitarbeitende (m/w/d) in Zürich für 50–60 % in Teilzeit. Die Position ist junior besetzt und kombiniert hybrides Arbeiten mit einem internationalen Umfeld.
Die Stelle ist Teil des Corporate Services Teams an einem zentral gelegenen Standort in Zürich. Mitarbeitende haben direkten Einfluss auf die täglichen Geschäftsabläufe und fungieren als erste Anlaufstelle für interne und externe Kontakte.
Aufgaben
- Professionelle Betreuung von Besucherinnen und Besuchern sowie Erster Ansprechpartner für interne und externe Kontakte.
- Durchführung aller Empfangstätigkeiten und Unterstützung beim täglichen Office-Management.
- Organisation, Vorbereitung und Nachbereitung von Kundenterminen.
- Planung und Koordination von Dienstreisen sowie Firmenevents.
- Selbstständige Bearbeitung von eingehenden E-Mails und allgemeiner Korrespondenz.
- Vertretung im Team während der Abwesenheit von Kolleginnen und Kollegen.
- Terminabstimmung und Kommunikation mit internen und externen Partnern.
- Pflege und Aktualisierung von Kontaktlisten und Datenbanken.
- Erstellung, Bearbeitung und Formatierung von Präsentationen sowie weiteren Geschäftsunterlagen.
- Unterstützung bei der Abrechnung von Spesen und administrativen Tracking-Prozessen.
- Mithilfe bei der Erstellung von Vertragsdokumenten und der Pflege interner Systeme.
- Durchführung von Recherchen und Aufbereitung relevanter Informationen.
- Korrespondenz auf Deutsch und Englisch.
- Unterstützung bei verschiedenen administrativen Aufgaben und Projekten im Tagesgeschäft.
Anforderungen
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation.
- 1 bis 3 Jahre Berufserfahrung im Empfang, in der Administration, im Office-Management oder in einer ähnlichen Funktion.
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
- Sicherer Umgang mit gängigen Microsoft-Office-Anwendungen, insbesondere PowerPoint.
- Starke organisatorische Fähigkeiten und die Fähigkeit, mehrere Aufgaben parallel zu koordinieren.
- Hohe Diskretion und professioneller Umgang mit vertraulichen Informationen.
- Selbstständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise.
- Hohe Serviceorientierung sowie ein freundliches und professionelles Auftreten.
- Teamfähigkeit, Flexibilität und Freude an einem abwechslungsreichen Aufgabengebiet.
Von Vorteil
- Berufserfahrung in einem Unternehmens-, Beratungs- oder Professional-Services-Umfeld.
Was das Unternehmen bietet
- Eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Position im Herzen der Organisation.
- Internationales und professionelles Arbeitsumfeld mit einer ausgeprägten Servicekultur.
- Engagiertes und kollegiales Team mit kurzen Entscheidungswegen.
- Flexible Arbeitszeit von 60 %, verteilt auf einzelne Arbeitstage oder mit einem festen freien Tag pro Woche (Mittwoch).
- 30 Urlaubstage.
Über das Unternehmen
Der Auftraggeber ist ein international tätiges Beratungsunternehmen mit exzellentem Ruf und starker globaler Präsenz.
- Internationaler und professioneller Arbeitskontext.
- Ausgeprägte Servicekultur.
- Kollegiales Teamklima mit kurzen Hierarchien.
Quelle: öffentlich zugängliche Karriereseite des Arbeitgebers. Batchly ist nicht der Arbeitgeber und steht nicht notwendigerweise in einem Vertragsverhältnis mit dem Unternehmen.