Asistente administrativo(a)-financiero(a)

Asistente administrativo-financiero en Gland, CH, para apoyar operaciones de un programa bajo políticas de IUCN y KfW. Requiere dominio nativo del español y trabajo presencial.

El puesto apoya las operaciones administrativas y financieras de un programa, garantizando el cumplimiento de las políticas de IUCN y KfW. Forma parte de una organización en evolución que valora la flexibilidad y adaptabilidad.

Responsibilities

• Desarrollar y gestionar procesos administrativos para contratación de servicios profesionales y adquisición de bienes, conforme a las políticas de MOPH, IUCN y KfW.
• Garantizar la calidad y coherencia de documentos de adquisición, como términos de referencia y especificaciones técnicas, según estándares de IUCN y KfW.
• Administrar cotizaciones de bienes y servicios, revisar perfiles de proveedores, elaborar tablas comparativas y matrices de evaluación, y recopilar facturas y documentación para el proceso de pago.
• Redactar, registrar y mantener el control físico y digital de la documentación de cada proceso de adquisición o contratación.
• Preparar solicitudes administrativas relacionadas con contratación, adquisiciones, viajes, certificaciones, pagos y otros trámites, cumpliendo con los procedimientos de KfW e IUCN.
• Redactar, revisar y gestionar contratos, acuerdos y memorandos de entendimiento, siguiendo sus procesos de aprobación, firma, ejecución y cumplimiento.
• Procesar solicitudes de pago y desembolso relacionadas con contratos, órdenes de compra y acuerdos, verificando su conformidad con documentos firmados.
• Coordinar procesos de selección y contratación de auditorías externas para el programa.
• Brindar apoyo administrativo y financiero al auditor externo durante las actividades de auditoría.
• Elaborar informes financieros y administrativos, gestionar pagos y transferencias de fondos a organizaciones socias y proveedores.
• Asegurar la ejecución eficiente del presupuesto del programa según políticas de KfW e IUCN.
• Monitorear la liquidez y la ejecución financiera del programa.
• Mantener actualizado el control administrativo y financiero del programa en Smartsheet y otros sistemas institucionales.
• Preparar informes y documentos dentro del ámbito de responsabilidades.
• Organizar y brindar apoyo logístico y administrativo para actividades de fortalecimiento de capacidades, reuniones, talleres, intercambios y eventos.
• Gestionar comunicaciones telefónicas y electrónicas relacionadas con las actividades del programa.
• Apoyar en la organización de viajes y reembolsos de gastos para personal, consultores y participantes, conforme a procedimientos de IUCN y KfW.
• Coordinar servicios de transporte, mensajería y apoyo operativo de oficina.
• Realizar tareas de recolección de información, entrada de datos, edición de textos, correspondencia y procesamiento de formularios administrativos usando Word, Excel, PowerPoint e sistemas administrativos de IUCN.
• Apoyar en la elaboración de materiales de difusión, actas de reuniones, materiales para eventos y informes de actividades.
• Mantener archivos físicos y digitales actualizados y organizados del programa, incluyendo acuerdos, presupuestos, informes mensuales, auditorías y documentación relevante.
• Seguimiento y monitoreo de la ejecución de contratos, coordinando con especialistas responsables.
• Facilitar el suministro oportuno de información para procesos de planificación, monitoreo y evaluación de actividades del programa.
• Apoyar en la actualización y registro del inventario de activos de oficina y recursos físicos, así como activos adquiridos por socios con fondos del programa.