Executive Assistant Management Board (w/m/d)

Aufgaben & Verantwortlichkeiten

• Zentrale Ansprechperson und organisatorische Schnittstelle für die Chief Financial Officer T&S und den Head Risk Management T&S
• Proaktive Kalender-, Termin- und Pendenzenkoordination inklusive Priorisierung relevanter Themen, Fristen und Dokumente
• Vorbereitung, Koordination und Nachbereitung von Sitzungen, Workshops und Managementterminen inklusive Agenda, Unterlagen und Follow-ups
• Vorsondierung, Priorisierung und Bearbeitung eingehender E-Mails sowie konsequente Nachverfolgung offener Pendenzen
• Professionelle Abstimmung mit internen und externen Stakeholdern sowie Sicherstellung eines verlässlichen Informationsflusses
• Erstellung, Strukturierung und Qualitätssicherung von Präsentationen, Entscheidungsvorlagen und Kommunikationsunterlagen
• Organisation von Geschäftsreisen, Workshops und weiteren bereichsbezogenen Aktivitäten
• Strukturierte Ablage, Dokumentenorganisation und vertrauliches Informationsmanagement

Profil & Anforderungen

• Kaufmännische oder vergleichbare Ausbildung
• Mehrjährige relevante Berufserfahrung in einer vergleichbaren Assistenz- oder Management-Support-Funktion, idealerweise in einem anspruchsvollen Managementumfeld
• Sehr gute Kenntnisse der Microsoft 365 / Office Suite, insbesondere Outlook, PowerPoint, Word, Excel, Teams sowie SharePoint/OneDrive
• Sicherer Umgang mit digitalen Kollaborationstools und Grundverständnis für den verantwortungsvollen Einsatz KI-gestützter Anwendungen unter Einhaltung von Vertraulichkeit und Datenschutz
• Sehr gute organisatorische Fähigkeiten, ausgeprägtes Priorisierungsvermögen und hohe Zuverlässigkeit in einem dynamischen Umfeld
• Hohe Diskretion, gutes Urteilsvermögen und Qualitätssensibilität im Umgang mit vertraulichen Informationen
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit, professionelles Auftreten und souveräner Umgang mit unterschiedlichen Stakeholdern
• Deutsch und Englisch, mindestens C1-Level; weitere Sprachen von Vorteil

Über das Team

Du wirst Teil eines eingespielten Management-Support Teams in Baden, das eng mit den Führungspersonen von T&S zusammenarbeitet. Wir legen Wert auf Verlässlichkeit, Diskretion, Eigenverantwortung, gegenseitige Unterstützung und einen offenen, pragmatischen Austausch.

Benefits

In unserem Unternehmen bemühen wir uns um eine Kultur des kontinuierlichen Lernens, der persönlichen Weiterentwicklung und des Engagements für die Gemeinschaft auf nationaler Ebene. Es liegt uns am Herzen, unseren Mitarbeitern die Werkzeuge und Ressourcen an die Hand zu geben, die sie für ihren Erfolg benötigen, und wir sind sicher, dass Sie gerne Teil unseres Teams sein werden! Exklusive Rabatte Attraktive Rabatte auf Benzin, Versicherungen und Mobilfunk bei Partnerunternehmen wie Shell, Avia, Sunrise und Swisscom.