Sachbearbeiter/in Administration (80%–100%)

Das Erziehungsdepartement Basel-Stadt sucht eine sachkundige Person für die Administration im Bereich Jugend, Familie und Sport. Die Stelle ist zu 80–100% zu besetzen und vor Ort in Basel tätig.

Die Position ist fest in die Abteilung Jugend, Familie und Sport eingebunden und unterstützt die administrative Führungsebene bei der Bewältigung von organisatorischen Aufgaben. Als zentrale Anlaufstelle gewährleisten Sie einen reibungslosen Informationsfluss zwischen externen Partnern, internen Fachstellen und der Verwaltung.

Aufgaben

• Als erste Kontaktstelle für Kunden und Kooperationspartner übernehmen Sie die telefonische Erreichbarkeit sowie den Empfang.
• Sie erfassen komplexe Anfragen präzise, halten relevante Fakten fest und leiten diese an die zuständigen Stellen weiter.
• Für eingehende Anrufe erstellen Sie Aktennotizen und dokumentieren Gespräche nachvollziehbar.
• Die Pflege und der Eintrag von Kundendaten in den IT-Systemen erfolgen unter strikter Beachtung hoher Qualitätsstandards.
• Sie achten auf die Einhaltung relevanter Richtlinien und gewährleisten eine korkte Datenhaltung.
• Zu Ihren Aufgaben zählen die Verwaltung von Listen, die Bestellabwicklung, die Rechnungsstellung sowie die Postbearbeitung.
• Sie koordinieren Schnittstellen und arbeiten eng mit den internen Fachabteilungen zusammen.

Anforderungen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (EFZ).
• Mindestens drei Jahre Berufserfahrung im kaufmännischen Bereich.
• Eine kundenorientierte, motivierte und zuverlässige Arbeitsweise.
• Teamfähigkeit und die Fähigkeit, auch in stressigen Situationen den Überblick zu behalten.
• Resilienz und strukturiertes Arbeiten.

Was das Unternehmen bietet

• Professionelles Case-Management sowie eine 100%ige Lohnfortzahlung im Krankheits- oder Unfallfall während der gesamten Anstellungsdauer.
• Zentrale Standorte in Basel, die gut zu Fuss, mit dem Velo oder via öffentlichen Verkehrsmitteln erreichbar sind.
• Ein faires Arbeitsumfeld, das Vielfalt schätzt und fördert.

Über das Unternehmen

Die Abteilung konzentriert sich auf die Kinderbetreuung, das Jugend- und Kinderschutzwesen, die frühe Förderung sowie den Sport. Die Dienstleistungen des Kinder- und Jugenddienstes (KJD) richten sich stets nach dem Wohl des Kindes. Die Mitarbeitenden handeln im Auftrag von Familien, der Kindes- und Erwachsenenschutzbehörde (KESB) oder der Zivilgerichte.

• Fokus auf Kinderbetreuung, Jugend- und Kinderschutz sowie frühe Förderung.
• Dienstleistungen orientieren sich am Kindeswohl.
• Tätigkeit im Auftrag von Familien, der KESB oder Zivilgerichten.