Senior Executive Assistant

Das Paul Scherrer Institut sucht zum Standort Villigen PSI eine Senior Executive Assistant zur Unterstützung des Chief of Staff und des Direktoratssekretariats in einer anspruchsvollen Assistenzfunktion.

In dieser Position unterstützen Sie den Chief of Staff sowie das Direktoratssekretariat in einer hochrangigen administrativen und koordinierenden Rolle. Sie übernehmen eigenverantwortlich die Betreuung komplexer Aufgabenfelder und agieren als wichtige Schnittstelle für interne und externe Stakeholder.

Aufgaben

• Proaktive Steuerung eines vielschichtigen Terminkalenders sowie die Vorbereitung, Koordination und Nachbereitung von Angelegenheiten für den Chief of Staff.
• Selbstständige Erstellung von Korrespondenz, Dossierunterlagen und Präsentationen.
• Vorbereitung und Nachbereitung von Besprechungen.
• Planung und Durchführung von Besuchen hochrangiger Gäste aus Wissenschaft, Politik, Wirtschaft und internationalen Organisationen.
• Organisation von Veranstaltungen sowie nationaler und internationaler Reisen.
• Sicherstellung effizienter Abläufe und kontinuierliche Optimierung der administrativen Prozesse.
• Unterstützung des Direktoratssekretariats und Vertretung der Leitung des Direktoratssekretariats.

Anforderungen

• Mehrjährige Berufserfahrung als Executive Assistant, Direktoratsassistent oder in einer vergleichbaren, anspruchsvollen Assistenzfunktion auf Ebene der Direktion, des Managements oder der Stabsabteilungen.
• Ausgeprägte organisatorische Kompetenzen, hohes Verantwortungsbewusstsein und exzellente Fähigkeiten zur Priorisierung.
• Sichere Deutschkenntnisse und sehr gute Englischkenntnisse.
• Höchste Qualitätsansprüche, Genauigkeit und Zuverlässigkeit.
• Selbstsicheres Auftreten, diplomatisches Geschick und Freude am Umgang mit anspruchsvollen internen und externen Ansprechpartnern.
• Schnelles Auffassungsvermögen, pragmatische Lösungsorientierung und die Fähigkeit, auch unter Zeitdruck ruhig und fokussiert zu bleiben.
• Hohe Diskretion, Loyalität und Vertrauenswürdigkeit.

Was das Unternehmen bietet

• Ein systematisches Onboarding-Programm.
• Individuelle Entwicklungsmöglichkeiten.
• Eine starke Kultur der Weiterbildung.
• Moderne Arbeitsbedingungen und vor Ort verfügbare Einrichtungen, die eine optimale Balance zwischen Beruf und Familie oder persönlichen Interessen fördern.

Über das Unternehmen

Das Institut zeichnet sich durch eine interdisziplinäre, innovative und dynamische Zusammenarbeit aus.

• Interdisziplinäre Zusammenarbeit.
• Innovative Arbeitsweise.
• Dynamisches Umfeld.