Senior Executive Assistant

Das Paul Scherrer Institut sucht eine erfahrene Senior Executive Assistant zur Unterstützung des Chief of Staff in Villigen PSI. Die Position erfordert hohe Diskretion und Erfahrung im Umgang mit dem Top-Management.

Diese Position unterstützt das Office Management und das Sekretariat des Chief of Staff. Sie richtet sich an eine erfahrene Persönlichkeit, die gewohnt ist, auf höchster Management-Ebene zu agieren und die Spannungsfelder zwischen Wissenschaft, Politik, Verwaltung und Wirtschaft zu navigieren.

Aufgaben

• Proaktive Steuerung eines komplexen Terminkalenders sowie Vorbereitung, Koordination und Nachbereitung der Geschäfte des Chief of Staff.
• Selbstständige Erstellung von Korrespondenz, Dossier-Materialien und Präsentationen.
• Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings.
• Planung und Begleitung von Besuchen hochrangiger Gäste aus Wissenschaft, Politik, Wirtschaft und internationalen Organisationen.
• Organisation von Veranstaltungen sowie nationaler und internationaler Reisen.
• Sicherstellung effizienter Abläufe und kontinuierliche Verbesserung administrativer Prozesse.
• Unterstützung des Direktoriums-Sekretariats, Vertretung der Leitung des Direktoriums-Sekretariats und Unterstützung bei übergreifenden Führungs- und Koordinierungsaufgaben.

Anforderungen

• Mehrjährige Erfahrung als Executive Assistant, Direktionsassistent oder in einer vergleichbaren, anspruchsvollen Assistenzfunktion im Bereich Direktorium, Geschäftsleitung oder Stabsabteilungen.
• Starke organisatorische Fähigkeiten, hohes persönliches Verantwortungsbewusstsein und exzellente Priorisierungskompetenz.
• Sichere Deutschkenntnisse und sehr gute Englischkenntnisse.
• Höchste Qualitätsstandards, Genauigkeit und Zuverlässigkeit.
• Sicheres Auftreten, diplomatisches Geschick und Freude am Umgang mit anspruchsvollen internen und externen Ansprechpartnern.
• Schnelles Auffassungsvermögen, pragmatische Lösungsorientierung und die Fähigkeit, auch unter Zeitdruck ruhig und fokussiert zu bleiben.
• Hohe Diskretion, Loyalität und Vertrauenswürdigkeit.

Was das Unternehmen bietet

• Systematisches Onboarding.
• Individuelle Entwicklungsmöglichkeiten.
• Eine ausgeprägte Weiterbildungskultur.
• Moderne Arbeitsbedingungen und Einrichtungen vor Ort zur Unterstützung einer optimalen Balance zwischen Beruf und Familie oder persönlichen Interessen.

Über das Unternehmen

Das Paul Scherrer Institut ist das größte Forschungsinstitut für Natur- und Ingenieurwissenschaften in der Schweiz. Es basiert auf interdisziplinärer, innovativer und dynamischer Zusammenarbeit. Die Ausbildung junger Menschen ist ein zentrales Anliegen des PSI, wobei etwa ein Viertel der Mitarbeitenden Postdocs, Doktorandinnen und Doktoranden oder Lehrlinge sind.

• Interdisziplinäre, innovative und dynamische Zusammenarbeit.
• Größtes Forschungsinstitut für Natur- und Ingenieurwissenschaften in der Schweiz.
• Starker Fokus auf die Ausbildung junger Menschen, mit einem hohen Anteil an Postdocs, Doktorandinnen und Doktoranden sowie Lehrlingen.

Bewerbung

Einzureichende Unterlagen:

• Online application