Assistant (H/F)

ROLEX SA recherche un assistant administratif pour Genève. Ce poste hybride de niveau intermédiaire assure le support contractuel, la gestion documentaire et le suivi des processus au sein d'un service orienté qualité.

Ce rôle s'inscrit au sein d'une unité de services à haute valeur ajoutée, dont la mission est d'accompagner les équipes métier grâce à des prestations fiables, structurées et numérisées. L'assistant apporte un soutien administratif essentiel à la gestion des contrats et aux interfaces avec les achats, garantissant le respect des normes et la conformité documentaire.

Responsabilités

• Accompagner le responsable d'activité dans ses tâches administratives quotidiennes.
• Gérer, mettre à jour et valider les modèles de documents administratifs.
• Assurer le suivi des demandes via des outils dédiés pour fluidifier le traitement administratif.
• Garantir la qualité, la cohérence et la conformité des documents traités.
• Contribuer à l'application et à l'amélioration des procédures et standards administratifs.
• Fournir un support administratif dédié à la gestion contractuelle et aux interfaces achats.
• Collaborer avec divers interlocuteurs internes en adoptant une approche de service de proximité.
• Assurer le bon fonctionnement opérationnel du service par une coordination transversale, une communication efficace et un suivi rigoureux des activités.

Profil recherché

• Détention d'un CFC de collaborateur commercial ou d'un diplôme de maturité professionnelle.
• Expérience confirmée en administration, idéalement acquise dans un environnement structuré ou orienté support.
• Maîtrise avancée du traitement documentaire, de la gestion administrative et du suivi de dossiers.
• Excellente maîtrise de la suite Microsoft 365 (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Teams, OneNote, SharePoint).
• Capacité éprouvée à utiliser des outils collaboratifs et numériques.
• Sens aigu de l'organisation et de la priorisation des tâches.
• Aptitude à gérer simultanément plusieurs demandes et parties prenantes.
• Rigueur, fiabilité, sens du service et respect strict de la confidentialité.
• Esprit d'équipe, adaptabilité, autonomie dans le cadre défini et bonnes compétences relationnelles.
• Maîtrise de l'anglais au niveau B2.

Atouts

• Connaissance des outils IVLUA, DocuSign et Visio constitue un atout majeur.
• Intérêt pour les outils d'intelligence artificielle générative, notamment Copilot, avec la capacité de formuler des invites pertinentes et efficaces.

Ce que l'entreprise offre

• Un environnement de travail stimulant.
• De excellentes conditions de travail.
• Des solutions de flexibilité des horaires.
• Des avantages sociaux de premier ordre.

À propos de l'entreprise

Le service fonctionne selon une logique de proximité et une orientation forte vers le client interne. Il privilégie une approche proactive, fiable et collaborative pour soutenir les activités de l'entreprise.

• Culture de service de proximité centrée sur les besoins des collaborateurs internes.
• Attente d'une attitude proactive, fiable et collaborative de la part des membres de l'équipe.