Assistant de Direction (H/F)

ROLEX SA recherche un Assistant de Direction pour soutenir la direction de l'Initiative des Arts Perpétuels à Genève, dans un cadre hybride.

Ce poste vise à assurer la gestion administrative et le suivi des projets au sein du département de l'Initiative des Arts Perpétuels. L'assistant accompagne directement le responsable de ce département dans ses missions quotidiennes.

Responsabilités

• Planifier l'agenda du directeur, incluant les déplacements et les rendez-vous
• Préparer et organiser les réunions, séminaires et événements internes
• Rédiger et mettre en forme les courriers, comptes rendus, notes internes et rapports
• Archiver et suivre les documents administratifs
• Gérer les appels téléphoniques, les e-mails et les demandes entrantes
• Servir d'intermédiaire entre les différents services de l'entreprise
• Participer à la création de contenus de communication tels que les newsletters et les présentations institutionnelles
• Concevoir des présentations PowerPoint sur divers sujets artistiques
• Suivre l'aspect administratif et logistique des projets culturels et artistiques
• Assembler les dossiers de subventions, de financement et de partenariats
• Veiller au respect des échéances et coordonner les parties prenantes
• Traiter les notes de frais et suivre les dépenses du directeur
• Maintenir à jour les bases de données relatives aux contacts, partenaires et prestataires

Profil recherché

• Expérience confirmée en assistance de direction, de préférence dans un contexte international et au sein d'un service de communication
• Maîtrise parfaite des outils bureautiques, notamment la suite Office et PowerPoint
• Excellente maîtrise du français et de l'anglais, à l'écrit comme à l'oral
• Sens aigu de la discrétion et du respect de la confidentialité
• Rigueur et organisation pour gérer plusieurs tâches simultanément avec précision
• Esprit d'équipe et capacité à contribuer à une dynamique collective positive
• Bonne présentation, excellentes compétences relationnelles et sens du service
• Réactivité et adaptabilité dans un environnement créatif et dynamique

Atouts

• Intérêt pour le domaine des arts
• Connaissance et pratique d'un outil de gestion de la relation client (CRM)

Ce que l'entreprise offre

• Un environnement de travail stimulant
• De bonnes conditions de travail
• Des avantages sociaux de premier ordre

À propos de l'entreprise

ROLEX SA évolue dans un environnement caractérisé par la créativité et le dynamisme, favorisant une ambiance de travail active et engageante.

• Opération dans un cadre créatif et dynamique

Candidature

Documents à fournir:

• Cover letter
• Certificates
• Diplomas