Assistenz im Vizepräsidium für Forschung (m/w/d)

Die ETH Zürich sucht eine Assistenz im Vizepräsidium für Forschung in Zürich. Die Stelle umfasst Terminkoordination, administrative Unterstützung und Prozessoptimierung.

In dieser repräsentativen Position unterstützt die Assistenz die Vizepräsidentin für Forschung und die Stabsleitung direkt. Die Mitarbeitende arbeitet eng mit einer weiteren Office-Kollegin zusammen und gestaltet organisatorische Abläufe aktiv mit.

Aufgaben

• Komplexe Terminplanung und -koordination für die Vizepräsidentin mit internen und externen Ansprechpartnern
• Administrative und organisatorische Betreuung der Vizepräsidentin für Forschung sowie der Stabsleitung
• Pflege der Online-Präsenz, Unterstützung bei Social-Media-Aktivitäten und Organisation von Workshops und Veranstaltungen
• Weiterentwicklung der Office-Prozesse durch den Einsatz digitaler Werkzeuge und KI-Anwendungen
• Selbstständige Korrespondenz auf Deutsch und Englisch, Verwaltung mehrerer Mailboxen sowie allgemeine administrative Aufgaben
• Eigenverantwortliche Leitung des Büros während der Vertretungszeiten der Kollegin

Anforderungen

• Abgeschlossene kaufmännische Lehre mit Weiterbildung, ein FH-Abschluss oder eine gleichwertige Ausbildung
• Mehrjährige Berufserfahrung in einem ähnlichen Umfeld
• Sehr gute Kenntnisse in MS-Office
• Sicherer Umgang mit digitalen Tools, insbesondere Microsoft Teams, SharePoint und KI-Anwendungen
• Exakte und proaktive Arbeitsweise mit klarer Prioritätensetzung auch in dynamischen Situationen
• Verlässliche und serviceorientierte Persönlichkeit mit Freude an der Zusammenarbeit im Team
• Hohe zeitliche Flexibilität und grosse Einsatzbereitschaft
• Diskrete und vertrauliche Behandlung sensibler Informationen
• Ausgezeichnete Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Von Vorteil

• Projekterfahrung in unterstützender Funktion

Was das Unternehmen bietet

• Abwechslungsreiches und anspruchsvolles Aufgabengebiet in einer offenen, wertschätzenden und kollegialen Arbeitskultur
• Moderne Infrastruktur im historischen ETH-Hauptgebäude mit hervorragender Anbindung an den öffentlichen Verkehr
• Vergünstigungen für ÖV-Abonnemente und Car-Sharing
• Vielseitiges Sportangebot des ASVZ
• Verschiedene Angebote zur Kinderbetreuung
• Attraktive Sozial- und Vorsorgeleistungen

Über das Unternehmen

Die ETH Zürich bietet eine offene, wertschätzende und kollegiale Arbeitskultur. Das Unternehmen legt Wert auf eine moderne Infrastruktur im historischen Hauptgebäude und eine hervorragende Anbindung an den öffentlichen Verkehr.

• Offene, wertschätzende und kollegiale Arbeitskultur