Die ETH Zurich sucht eine Administrative Assistenz zur Unterstützung der Professur in Finanz- und Organisationsfragen. Die Position ist Teilzeit/Homeoffice-fähig und beginnt zum 1. November 2026.
Die ETH Zurich stellt eine Administrative Assistenz ein, die ab dem 1. November 2026 (oder nach Vereinbarung) die Position einer ausscheidenden Kollegin übernimmt. Als zentrale Ansprechperson für organisatorische Belange koordiniert die neue Kraft die vielfältigen Aktivitäten der Professur und sorgt für einen reibungslosen Ablauf.
Aufgaben
- Proaktive Steuerung und Überwachung aller finanziellen Mittel der Professur
- Planung und Kontrolle der Budgets für die Gruppe sowie für einzelne Projekte
- Mitwirkung bei Finanzberichten und Koordination der wissenschaftlichen Berichterstattung
- Erstellung von Rechnungen und Abwicklung von Spesen
- Durchführung weiterer administrativer Finanzprozesse, darunter Bestellungen und Kreditkartenabrechnungen
- Administrative Betreuung und Koordination des gesamten Employee Lifecycles (von der Einstellung bis zum Austritt) in Zusammenarbeit mit der Personalabteilung
- Unterstützung bei der Rekrutierung, Anstellung und im Vertragsmanagement von Mitarbeitenden
- Kontrolle des Zeitmanagements
- Organisation von Meetings, Präsentationen, Seminaren und Konferenzen
- Administrative Unterstützung im Bereich Lehre
- Hilfe bei der Gestaltung und Pflege von Webinhalten
Anforderungen
- Abgeschlossene kaufmännische oder eine gleichwertige Ausbildung
- Mehrjährige Berufserfahrung in einer ähnlichen administrativen Position, idealerweise mit Fokus auf Finanzthemen
- Sichere Kommunikation in Deutsch und Englisch, sowohl mündlich als auch schriftlich
- Sichere Anwendung der gängigen MS-Office-Programme
- Einarbeitungsfähigkeit in interne Spezialprogramme wie SAP
Von Vorteil
- Bereits Erfahrung in einem internationalen universitären Umfeld gesammelt
Was das Unternehmen bietet
- Flexible Aufteilung der Arbeitszeit zwischen Büro und Home Office nach Absprache
- Zugang zu vielfältigen Weiterbildungs- und Kursangeboten
- Verschiedene Vergünstigungen, darunter ÖV-Abonnemente, Car Sharing, Sportangebote des ASVZ und Kinderbetreuung
- Attraktive Vorsorgeleistungen über das Vorsorgewerk PUBLICA
Über das Unternehmen
Die ETH Zurich trägt zur positiven Veränderung der Gesellschaft bei und fördert die berufliche Entwicklung ihrer Mitarbeitenden. Die zugehörige Gruppe legt den Schwerpunkt auf eine menschenzentrierte Produktentwicklung und betrachtet die Verbindung zwischen Forschung und Lehre als Schlüssel für eine exzellente Ausbildung. Als Partner der Industrie wirkt die Gruppe kontinuierlich am Wissenstransfer durch Zusammenarbeit mit.
- Fokus auf menschenzentrierte Produktentwicklung
- Starke Verknüpfung von Forschung und Lehre für exzellente Ausbildung
- Partnerschaftliche Zusammenarbeit mit der Industrie
- Dynamische und kreative Arbeitsumgebung mit Gestaltungsspielraum
- Beitrag zu positiven gesellschaftlichen Veränderungen
Quelle: öffentlich zugängliche Karriereseite des Arbeitgebers. Batchly ist nicht der Arbeitgeber und steht nicht notwendigerweise in einem Vertragsverhältnis mit dem Unternehmen.