Executive Assistant 80-100% (m/w/d)

Die Firma Compass Group sucht eine Executive Assistant (80-100 %) in Kloten. Die Position umfasst die administrative und organisatorische Unterstützung der Geschäftsführung sowie die Koordination von Meetings und Projekten.

Als Executive Assistant unterstützen Sie die Geschäftsführung bei der täglichen Verwaltung und Organisation. Ihre Hauptaufgabe besteht darin, die Arbeitsabläufe des CEOs effizient zu gestalten, indem Sie Termine koordinieren, Dokumente vorbereiten und spezielle Projekte übernehmen.

Aufgaben

• Selbstständige Führung des Terminkalenders des CEOs, einschließlich der Priorisierung von Gesprächen mit Kunden, Partnern und internen Ansprechpartnern.
• Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Vorstandssitzungen: Erstellen der Tagesordnung, Zusammenstellen der Unterlagen, Führen von Protokollen und Verfolgen offener Punkte.
• Bearbeitung der Korrespondenz des CEOs auf Deutsch und Englisch; Französischkenntnisse sind von Vorteil.
• Erstellung von Präsentationen, Berichten, Statistiken und Managementdokumenten.
• Planung und Organisation von Offsite-Meetings sowie Kundenveranstaltungen in enger Abstimmung mit der Marketingabteilung und anderen internen Teams.
• Koordinierung der internen Kommunikation und Verteilung von Pressemitteilungen.
• Unterstützung bei der Pflege der Unternehmenswebsite sowie der Verwaltung relevanter Dokumente, Listen und administrativer Prozesse.
• Übernahme und Umsetzung von Sonderprojekten im Auftrag der Geschäftsführung.

Anforderungen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit weiterführender Qualifikation in Assistenz oder Büromanagement.
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer ähnlichen Assistenzfunktion.
• Ausgeprägtes organisatorisches Talent sowie eine hohe Service- und Lösungsorientierung.
• Strukturierte, präzise und eigenverantwortliche Arbeitsweise.
• Sichere Anwendung von Microsoft 365, insbesondere Outlook, PowerPoint, Word und Excel.
• Diskrete, vertrauenswürdige und belastbare Persönlichkeit mit hoher Eigeninitiative.
• Selbstsicherer Auftritt gegenüber Führungskräften, Kunden und Geschäftspartnern auf allen Hierarchieebenen.
• Sehr gute Sprachkenntnisse: Muttersprachliches Deutsch und gute Englischkenntnisse.

Von Vorteil

• Französischkenntnisse sind von Vorteil.

Was das Unternehmen bietet

• Vielfältige Entwicklungs- und Karrieremöglichkeiten, auch international.
• Modernes Learning & Development-Programm zur internen Schulung der Mitarbeitenden.
• Unterstützung bei externer Weiterbildung.
• Familienfreundliche und geregelte Arbeitszeiten (Mo–Fr, keine Wochenend- oder Abendarbeit).
• Teilzeitmodelle sind in allen Ebenen möglich.
• 16 Wochen Mutterschaftsurlaub / 2 Wochen Vaterschaftsurlaub (über dem gesetzlichen Mindeststandard).
• Erwerb von Ferienkredit mit großzügigem Arbeitgeberbeitrag.
• Möglichkeit zur Homeoffice-Nutzung und kostenlose Parkplätze in den Servicezentren.
• Zertifizierung als Friendly Workspace seit 2015 für systematisches betriebliches Gesundheitsmanagement.
• Unfallversicherung über dem gesetzlichen Mindeststandard.
• Professionelle Unterstützung bei persönlichen, gesundheitlichen und finanziellen Herausforderungen durch eine externe Spezialagentur.

Über das Unternehmen

Compass Group ist ein globaler Marktführer im Foodservice mit rund 580.000 Mitarbeitenden in etwa 30 Ländern. Das Unternehmen verbindet internationale Kompetenz mit lokaler Verbundenheit und bringt Menschen zusammen, angetrieben von der Leidenschaft für zeitgenössische Küche und der Schaffung einer einzigartigen Gastfreundschaft.

• Globale Präsenz mit lokalem Bezug.
• Leidenschaft für moderne Gastronomie und Gastfreundschaft.
• Fokus auf systematisches Gesundheitsmanagement und familiengerechte Arbeitsbedingungen.