Das Unternehmen sucht eine erfahrene Executive Assistant für den CEO (80-100%) in Bern. Die Rolle umfasst die zentrale Organisation, Terminplanung, Protokollführung und Office-Management mit Fokus auf mehrsprachige Kommunikation.
Diese Position fungiert als zentrale organisatorische und administrative Drehscheibe im direkten Umfeld der Geschäftsleitung. Die Mitarbeitende koordiniert als Schnittstelle zwischen Führungskräften, Mitarbeitenden, externen Partnern und Dienstleistern komplexe Abläufe und stellt einen reibungslosen Informationsfluss sicher.
Aufgaben
- Terminplanung, Organisation von Geschäftsreisen und Sitzungen
- Sicherstellung eines effizienten Informationsaustauschs mit internen und externen Anspruchsgruppen
- Selbstständige Planung und Durchführung von Geschäftsleitungs- und Verwaltungsratssitzungen, Workshops sowie ausgewählten Unternehmensanlässen
- Professionelle Vorbereitung, Durchführung und Nachbearbeitung inklusive Protokollführung
- Konsequente Nachverfolgung von Beschlüssen, Aufgaben und Pendenzen
- Erstellung und Bearbeitung von Präsentationen, Entscheidungsgrundlagen, Protokollen und Kommunikationsunterlagen in mehreren Sprachen
- Unterstützung des CEO bei internen Kommunikationsformaten
- Aufbereitung wichtiger Unternehmensinformationen für verschiedene Zielgruppen
- Koordinierung unterschiedlichster Anliegen mit hoher Professionalität und Diskretion
- Verantwortung für das Office-Management am Standort Olten
- Unterstützung bei der Organisation von Unternehmensanlässen und Messen
- Mitwirkung an bereichsübergreifenden Projekten im direkten Auftrag des CEO
Anforderungen
- Kaufmännische Ausbildung oder Hochschulabschluss
- Mehrere Jahre Berufserfahrung als Executive Assistant, Geschäftsleitungsassistenz oder in einer vergleichbaren Funktion auf Management- oder Verwaltungsratsebene
- Äußerst strukturierte, selbstständige und vorausschauende Arbeitsweise
- Fähigkeit, komplexe Aufgaben, Termine und Informationsflüsse zu koordinieren
- Fähigkeit, auch in hektischen Situationen den Überblick zu behalten
- Frühzeitiges Erkennen von Prioritäten und Handlungsbedarf
- Proaktives und lösungsorientiertes Handeln
- Diskretion, Vertrauenswürdigkeit und professionelles Auftreten
- Stilsichere und adressatengerechte Kommunikation auf allen Hierarchiestufen
- Ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten und hoher Qualitätsanspruch
- Flexibilität bei kurzfristigen Änderungen
- Strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise unter Zeitdruck
- Sehr gute mündliche und schriftliche Deutschkenntnisse
- Sehr gute mündliche und schriftliche Italienischkenntnisse
- Sehr gute mündliche und schriftliche Englischkenntnisse
- Sehr gute Kenntnisse der Microsoft-365-Anwendungen, insbesondere Outlook, Word, PowerPoint und Excel
Von Vorteil
- Französischkenntnisse
- Erfahrung mit SharePoint
- Erfahrung mit modernen digitalen Arbeits- und Kommunikationstools
Über das Unternehmen
Das Unternehmen bietet ein dynamisches Arbeitsumfeld.
Quelle: öffentlich zugängliche Karriereseite des Arbeitgebers. Batchly ist nicht der Arbeitgeber und steht nicht notwendigerweise in einem Vertragsverhältnis mit dem Unternehmen.