Personal Assistant Family Office

BARNICKEL & FELLOWS sucht in Zürich einen Personal Assistant für ein Family Office, der eine Familie in privaten und geschäftlichen Angelegenheiten unterstützt. Die Position ist hybrid und auf Vollzeit ausgelegt.

Die Position konzentriert sich auf die umfassende Unterstützung eines Mitglieds der Principal-Familie im Alltag. Die Mitarbeitenden arbeiten in einem festen Duo zusammen, wobei die Aufgaben nahtlos integriert sind und keine strikte Trennung der Zuständigkeiten erfolgt.

Aufgaben

• Proaktives Kalender- und Terminmanagement sowie konsequentes Nachverfolgen von offenen Punkten und Fristen.
• Komplette Organisation von Familienreisen, inklusive Flugbuchungen, Hotels, Visa, Transfers und Fahrerkoordination.
• Bearbeitung der E-Mail-Korrespondenz und Verwaltung von WhatsApp-Gruppen.
• Pflege und Aktualisierung des Kontaktstamms in der Datenbank.
• Sichere Aufbewahrung und Ablage vertraulicher Dokumente.
• Führung des Hauspersonals, einschließlich Rekrutierung, Einarbeitung, Schichtplanung und Überwachung des Haushaltsbudgets.
• Planung und Durchführung privater Veranstaltungen, auch außerhalb der regulären Arbeitszeiten.
• Verwaltung der Fahrzeugflotte, darunter Wartungsplanung und allgemeine Administration.
• Erledigung persönlicher Besorgungen und Einkauf von Geschenken.
• Abwicklung von Retouren, Reklamationen, Kreditkartenabrechnungen und Steuererstattungen sowie Kommunikation mit Behörden und Banken.
• Gelegentliche Fahrten innerhalb der Schweiz und Begleitung auf Reisen.
• Verwaltung von Immobilien, Koordination von Instandhaltungsprojekten und Vertretung bei Eigentümergemeinschaften.
• Beschaffung und Vergleich von Angeboten für Handwerks- und Dienstleistungen.
• Überwachung technischer Systeme wie Smart-Home, Sicherheit und Audio/Video.
• Prüfung von Rechnungen auf Plausibilität.
• Koordinierung von Sonderprojekten wie Inventuren und Organisation von Dekorationslagern.

Anforderungen

• Abgeschlossenes Studium (FH/Universität) oder eine renommierte Hotelfachschule (z. B. EHL, SHL) bzw. vergleichbare Weiterbildung.
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer ähnlichen Position innerhalb eines Family Office.
• Fähigkeit, auch bei hoher Komplexität und Zeitdruck den Überblick zu behalten und Prioritäten zu setzen.
• Selbstständige, präzise Arbeitsweise mit hohem Qualitätsanspruch.
• Auftritt mit Ausstrahlung und ausgeprägter sozialer Kompetenz.
• Natürliche Autorität zur motivierenden Führung von Mitarbeitern.
• Sichere Nutzung von Microsoft 365, Excel, Kalender-/E-Mail-Tools sowie Buchungsplattformen.
• Höchste Integrität und absolute Diskretion im Umgang mit sensiblen Daten.
• Fließende Englischkenntnisse in Wort und Schrift (Niveau C1/C2).
• Führerschein der Kategorie B.
• Reinigungszeugnis.
• Persönliche Referenzen.

Von Vorteil

• Französischkenntnisse.

Was das Unternehmen bietet

• Eine außergewöhnliche Aufgabe mit viel Gestaltungsspielraum in einem modernen Arbeitsumfeld.
• Mitgliedschaft in einem engagierten, sympathischen Team, das sich gegenseitig unterstützt.

Über das Unternehmen

Das Unternehmen zeichnet sich durch eine enge Zusammenarbeit im Team aus, bei der Informationen kontinuierlich ausgetauscht und Kollegen vertreten werden. Die Struktur ermöglicht eine umfassende Betreuung aus einer Hand durch die nahtlose Integration aller Aufgaben.

• Hand in Hand arbeiten und sich gegenseitig vertreten.
• Kontinuierlicher Informationsaustausch im Team.
• Ganzheitliche Betreuung durch integrierte Aufgabenbereiche.

Bewerbung

Einzureichende Unterlagen:

• Personal references
• Criminal record extract