Assistent/in & Office Management

Das Unternehmen BARNICKEL & FELLOWS in Zug sucht eine Assistenzkraft für Office Management. Die Stelle ist Teilzeit und vor Ort. Sie unterstützt die Senior-Assistentin und das Büro.

Die Position ist Teil eines eingespielten Teams mit der Senior-Assistentin des Gründungspartners. Sie sorgt für eine professionelle und sympathische Wahrnehmung des Unternehmens in einer dynamischen, unternehmerischen Kultur.

Aufgaben

• Terminplanung und Logistik für geschäftliche und private Termine, inklusive Reiseorganisation und Verpflegung.
• Unterstützung bei privaten Anliegen, dem sozialen Umfeld und Lifestyle-Themen.
• Dokumentenerstellung nach Diktat in Deutsch und Englisch (Audio-Dateien).
• Erstellung von Übersichten, Berichten und Projektplänen.
• Unterstützung bei Zahlungsverkehr, Debitoren/Kreditoren und Spesen.
• Organisation des Büros in Zug, Facility Management, Besorgungen und Bestellungen.
• Unterstützung bei der Organisation von Team-Events.
• Verwaltungsarbeit für Verträge, Dokumente und Kontakte, inklusive Ablage und Wiedervorlage.

Anforderungen

• Kaufmännische Grundausbildung mit Weiterbildung im Office-Management oder der Direktionsassistenz.
• Mehrjährige Erfahrung als Assistentin, idealerweise im Bereich Professional Services.
• Starkes Organisationstalent und gutes Urteilsvermögen.
• Selbstständige Arbeitsweise: Aufgaben und Bedürfnisse werden eigenständig erkannt und pragmatisch bearbeitet.
• Dienstleistungsorientierung und hohe Qualität auch bei Routineaufgaben.
• Strukturierte und präzise Arbeitsweise mit durchdachten Lösungen.
• Deutsch auf Muttersprachenniveau.
• Englisch auf Advanced- oder Proficiency-Niveau.
• Sichere Kenntnisse in MS-Office, Teams, Zoom, ChatGPT und Copilot.

Über das Unternehmen

Das Unternehmen BARNICKEL & FELLOWS zeichnet sich durch eine dynamische und stark unternehmerisch geprägte Firmenkultur aus.

• Dynamische und unternehmerische Kultur.