Assistent:in der Geschäftsführung

Die Prof. Otto Beisheim Stiftung sucht eine:n Assistent:in der Geschäftsführung (80 % Jobsharing) in Baar, CH. Die Rolle unterstützt das Management bei administrativen und organisatorischen Aufgaben.

In dieser vielseitigen Schlüsselposition unterstützt das Management bei allen administrativen und organisatorischen Angelegenheiten. Die Stelle wird als Jobsharing zu 80 % besetzt.

Aufgaben

• Das Führungsteam bei administrativen und organisatorischen Fragen unterstützen.
• Vorbereitung und Nachbereitung von Stiftungsratssitzungen inklusive Protokollführung übernehmen.
• Das Stiftungstool verwalten, Berichte, Analysen und Präsentationen erstellen.
• Governance-Dokumente pflegen und aktuell halten.
• Interne Abläufe und Systeme kontinuierlich optimieren.
• Termine, Besprechungen und Veranstaltungen koordinieren.
• Praktikant:innen anleiten und beaufsichtigen.
• Das Office-Management sicherstellen, Reisen organisieren und als Vertretung fungieren.
• Allgemeine Bürotätigkeiten in Absprache mit der Teamkollegin durchführen.

Anforderungen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit fundiertem betriebswirtschaftlichen Verständnis.
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer Assistenz-, Stabs- oder Koordinationsfunktion.
• Strukturierte, eigenverantwortliche und präzise Arbeitsweise.
• Vernetztes Denken und Übersicht auch in komplexen Situationen.
• Diskretion, Zuverlässigkeit und ausgeprägte Serviceorientierung.
• Hohe Organisationsfähigkeit und Initiative.
• Sichere und stilvolle Kommunikation auf Deutsch.
• Sehr gute Kenntnisse in modernen Office-Programmen.
• Professionelles Auftreten und hohe soziale Kompetenz.

Von Vorteil

• Kenntnisse in Französisch und Englisch sind von Vorteil.