Administrative Coordinator (20-30%)

Die enovetic ag sucht eine administrative Koordinationskraft (20-30%), die Backoffice-Prozesse in der Schweiz und im Kosovo unterstützt. Die Stelle ist remote möglich.

In dieser Position unterstützen Sie die administrativen und finanziellen Abläufe des Unternehmens in der Schweiz und im Kosovo. Sie berichten direkt an den Chief of Staff und sorgen dafür, dass die Hintergrundprozesse wie Zahlungsverkehr, Rechnungen und Vertragsmanagement reibungslos funktionieren.

Aufgaben

• Prüfen und freigeben von Visa-Anforderungen für eingehende Rechnungen.
• Erfassen von Kreditkarteneinzugsbelegen und Erstellen einer Übersichtstabelle.
• Durchführen des monatlichen FTE-Reportings in Personio für die Personalabteilung.
• Erstellen von Kundenverträgen.
• Versenden von Rechnungen und Mahnungen.
• Verwalten der zentralen E-Mail-Adresse.
• Bearbeitung der physischen eingehenden Post (ePost).
• Abwicklung von zwei monatlichen Zahlungsläufen für Gehälter, Steuern, Miete und Dienstleister im Kosovo.
• Koordination mit dem lokalen Treuhänder (Kommunikation auf Englisch).
• Dokumentation von Prozessen in Confluence.
• Unterstützung bei der Eingliederung und dem Ausscheiden von Mitarbeitenden.
• Verwaltung des kollabo-Plugins in Claude oder ähnlichen KI-Tools.

Anforderungen

• Abgeschlossene kaufmännische Grundausbildung (EFZ) oder gleichwertige Qualifikation.
• Berufserfahrung in einer kaufmännischen Funktion, idealerweise mit Bezug zu Buchhaltung, Debitoren/Kreditoren oder Zahlungsprozessen.
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift (Muttersprachniveau oder gleichwertig).
• Gute Englischkenntnisse für die Kommunikation mit dem Treuhänder im Kosovo.
• Strukturierte, zuverlässige und eigenständige Arbeitsweise.
• Diskreter Umgang mit finanziellen und personellen Daten.

Von Vorteil

• Interesse an digitalen Tools und Offenheit für KI-gestützte Automatisierung (Vorkenntnisse sind nicht erforderlich).

Was das Unternehmen bietet

• Teilzeitstelle (20-30%) mit maximaler Flexibilität bei der Zeiteinteilung.
• Ortsunabhängiges Arbeiten (Remote oder Hybrid) mit strukturierter Einarbeitung und gelegentlichen Tagen am Standort Rotkreuz.
• Schlanke, klar definierte Prozesse und moderne, KI-unterstützte Tools.
• Flache Hierarchien, kurze Entscheidungswege und eine offene Du-Kultur.
• Stabilität einer etablierten Unternehmensgruppe kombiniert mit der Dynamik eines wachsenden Tech-Unternehmens.

Über das Unternehmen

Die enovetic ag betreibt kollabo, eine digitale Plattform, die Fachkräfte und Unternehmen in der Bau- und Handwerksbranche verbindet. Das Unternehmen verbindet die Agilität eines Startups mit der Stabilität und dem Netzwerk einer etablierten Unternehmensgruppe.

• Verbindung von Startup-Agilität und Unternehmensstabilität.
• Offene Du-Kultur und flache Hierarchien.
• Nutzung moderner, KI-gestützter Tools.