Assistant - Administration & Contract Management (wmd)

Vitra International AG sucht eine Assistenzkraft für Administration und Vertragsmanagement in Birsfelden. Die Position unterstützt die Finanzleitung bei regulatorischen Prozessen, Berichterstattung und organisatorischen Aufgaben im hybriden Arbeitsmodell.

Die Position ist darauf ausgelegt, die Finanzleitung bei zentralen Aufgaben rund um Finanzen, Administration und regulatorische Compliance zu entlasten. Das Unternehmen, das zur Logad-Gruppe gehört und unter anderem den Vitra Campus verwaltet, bietet hier einen Raum zur Mitgestaltung in einem internationalen Umfeld.

Aufgaben

• Enge Abstimmung mit der Finanzdirektion, internen Fachbereichen sowie externen Dienstleistern.
• Unterstützung bei der Erstellung von Reports und der Steuerung von Budgetprozessen; Aufbereitung relevanter Finanzdaten.
• Sichere Verwaltung sensibler Dokumente sowie wichtiger Governance-Unterlagen.
• Aktualisierung und Pflege von Unternehmens- und Stammdaten in nationalen und internationalen Registern.
• Betreuung regulatorischer Anforderungen, insbesondere im Bereich UBO und FATCA.
• Administrative Abwicklung von Versicherungsverträgen und Begleitung von Schadenregulierungsprozessen.
• Organisation von Besprechungen, Erstellung von Präsentationen und Protokollen sowie Nachverfolgung von Beschlüssen.

Anforderungen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein gleichwertiger Bildungsabschluss.
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer Assistenzrolle auf Management- oder Führungsebene.
• Sichere Anwendung der Microsoft-365-Suite, insbesondere Outlook, Excel und PowerPoint.
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.

Von Vorteil

• Vorkenntnisse in den Bereichen Finanzen, Treuhand, Recht oder Compliance.
• Grundlegende Englischkenntnisse.

Was das Unternehmen bietet

• Ein dynamisches, kreatives Arbeitsumfeld mit Fokus auf Innovation und Nachhaltigkeit.
• Moderne Arbeitsplätze mit Rückzugsmöglichkeiten für konzentriertes Arbeiten.
• Zugang zum inspirierenden Campus mit kulturellen Veranstaltungen und einem eigenen Mitarbeitergarten.
• Strukturiertes Onboarding sowie Zugang zur internen Academy und Talent-Management-Programmen.
• Flexible Arbeitsmodelle mit der Möglichkeit zum mobilen Arbeiten.
• Förderung nachhaltiger Mobilität durch Jobrad-Optionen und E-Ladestationen.
• Individuell wählbare Benefits wie Fitness-Zuschüsse, Deutschlandticket, Kantinenbeitrag, Kinderbetreuung oder Gesundheitsbudget.
• Attraktive Rabatte auf Produkte der Marken Artek und Vitra.

Über das Unternehmen

Das Unternehmen verbindet architektonische Exzellenz mit höchster Ausführungsqualität und arbeitet regelmäßig mit international renommierten Architekturbüros zusammen. Die Kultur zeichnet sich durch ein hohes Maß an Vertrauen zwischen Finance & Governance und der Mitarbeit an spannenden, zukunftsorientierten Projekten aus.

• Verbindung von architektonischer Qualität mit hoher Ausführungsqualität.
• Zusammenarbeit mit international bekannten Architekturbüros.
• Vertrauenskultur zwischen Finance & Governance.
• Fokus auf spannende und innovative Projekte.