Receptionist / Office Support (m/w/d) – 60-80%

Die WPP Media sucht eine Receptionistin oder einen Office-Support (m/w/d) in Zürich für 60-80%. Die Position umfasst die Gastfreundschaft, die Büroorganisation und die administrative Unterstützung des Teams.

In dieser Rolle fungieren Sie als sichtbares Aushängeschild und zentraler Ansprechpartner für das Team in einem modernen Büro. Sie gewährleisten einen reibungslosen Ablauf im Empfangsbereich und unterstützen die Mitarbeitenden bei administrativen Aufgaben sowie bei der Koordination von Veranstaltungen und Reisen.

Aufgaben

• Empfang von Kunden und Besuchern, Bedienung der Telefonzentrale, Verwaltung zentraler E-Mail-Postfächer und Organisation der Parkflächen.
• Vorbereitung von Meetingräumen, Sicherstellung der Ordnung in Kundenzonen, Beschaffung von Büromaterial sowie Koordination von Catering, Blumen und Geschenkgutscheinen.
• Bearbeitung, Zustellung und Frankierung von Post und Paketen; administrative Unterstützung bei Rechnungen, Angeboten, Lieferantenverarbeitung und der Kontrolle von Firmenkreditkarten.
• Erster Ansprechpartner für Mitarbeitende, Unterstützung bei Onboarding- und Offboarding-Prozessen (z. B. Ausweise erstellen), Pflege von Jubiläumslisten und Beratung der HR-Abteilung.
• Koordination mit externen Dienstleistern und Technikern, Begleitung bei Umzügen oder Arbeitsplatzanpassungen sowie Verwaltung von Laptops und Mobiltelefonen.
• Organisation von Bahn-, Hotel- und Flugreisen für das Team sowie aktive Mitgestaltung von Firmenevents und Projekten.

Anforderungen

• Ausgeprägte Kunden- und Serviceorientierung mit einem freundlichen und professionellen Auftreten.
• Berufserfahrung im Servicebereich, beispielsweise in der Hotellerie, Gastronomie, am Empfang oder im Office-Management, ist von Vorteil.
• Äußerst strukturierte, eigenverantwortliche und zuverlässige Arbeitsweise mit der Fähigkeit, auch in stressigen Situationen den Überblick und die Ruhe zu bewahren.
• Sehr gute Sprachkenntnisse in Deutsch und Englisch, starke Kommunikationsfähigkeiten sowie ein hohes Maß an Diskretion und Vertrauenswürdigkeit.
• Sichere Anwendung gängiger MS-Office-Programme (Outlook, Word, Excel, Teams) und Offenheit für neue digitale Bürotools.
• Hohe Hilfsbereitschaft, Flexibilität, Empathie und der Wunsch, aktiv zu einem positiven Team- und Arbeitsklima beizutragen.

Was das Unternehmen bietet

• Zuverlässige Arbeitszeiten mit der Möglichkeit, Überstunden flexibel auszugleichen.
• 26 Urlaubstage sowie vier zusätzliche Ausgleichstage.
• Gesundheitsleistungen und spezielle Mental-Health-Awareness-Tage.
• Vielfältige Weiterbildungsmöglichkeiten und interne Karriereprogramme zur Entwicklung innerhalb des WPP-Netzwerks.
• Einzigartige Events, Mitarbeiterrabatte und weitere Highlights.

Über das Unternehmen

Das Unternehmen legt großen Wert auf Teamarbeit und persönlichen Austausch im Büro. Es strebt eine Kultur des Respekts und der Zugehörigkeit an, in der alle Mitarbeitenden die gleichen Chancen haben, sich einzubringen und beruflich zu wachsen. Vielfalt und Zusammenhalt werden durch zahlreiche Employee Resource Groups und regelmäßige interne Veranstaltungen gelebt.

• Teamarbeit und persönlicher Austausch im Büro haben Priorität.
• Ziel ist eine Kultur des Respekts und der Zugehörigkeit, in der alle die gleichen Chancen zur Mitwirkung und beruflichen Entwicklung haben.
• Vielfalt und Zusammenhalt werden durch zahlreiche Employee Resource Groups und regelmäßige interne Events gelebt.