Office Manager:in 80-100%

da professionals ag sucht eine Office Manager:in (80–100%) in Zürich. Die Stelle umfasst die Führung von Administration und Empfang, Terminmanagement, Datenbankpflege und Unterstützung bei Projekten. Erforderlich sind kaufmännische Ausbildung, Organisationsgeschick, IT-Affinität und gute Deutsch- und Englischkenntnisse. Das Unternehmen bietet ein kollegiales, agiles Teamumfeld.

Die Position verbindet administrative Verantwortung mit direktem Kunden- und Kandidat:innenkontakt. Du bist der zentrale Ansprechpartner:in im Unternehmen und sorgst für reibungslose Abläufe. Dein Beitrag ist entscheidend für die effiziente Abwicklung von Mandaten und internen Prozessen.

Aufgaben

• Verantwortung für die Administration und den Empfangsbereich
• Unterstützung bei organisatorischen und planerischen Aufgaben
• Mitarbeit bei der Bearbeitung von Mandaten und Projekten
• Vollständige Verwaltung von Bewerbungsprozessen und Pflege der internen Datenbank
• Leitung des Student:innenpools zur Unterstützung des Unternehmens
• Terminkoordination mit Kund:innen und Kandidat:innen
• Organisation und Durchführung von internen und externen Veranstaltungen sowie Meetings
• Durchführung einfacher Buchhaltungsaufgaben wie Fakturierung, Rechnungskontrolle und Liquiditätsplanung

Anforderungen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und Berufserfahrung im Dienstleistungs-, Beratungs- oder Hotelleriebereich
• Hohe Motivation und Engagement für den gemeinsamen Erfolg des Unternehmens
• Strukturierte, organisierte Arbeitsweise mit Fokus auf Gesamtübersicht und Detailgenauigkeit
• Souveräne, respektvolle Kommunikation, kombiniert mit Umsetzungsstärke und Verantwortungsbewusstsein
• Lösungsorientiertes und flexibles Verhalten, besonders in dynamischen und zeitkritischen Situationen
• Absolute Diskretion und hohe Qualitätsansprüche
• Sicheres, gewandtes und sympathisches Auftreten
• Sicherer Umgang mit dem MS-Office-Paket, Erfahrung mit CRM-Systemen und hohe IT-Affinität
• Gute Englischkenntnisse und eine gepflegte deutsche Ausdrucksweise

Was das Unternehmen bietet

• Ein kollegiales, agiles und humorvolles Team, das auf offene und vertrauensvolle Zusammenarbeit Wert legt
• Eine abwechslungsreiche Rolle, in der du deine Multitasking-Fähigkeiten voll ausspielen kannst und bei Interesse und Eignung weiterwachsen darfst

Über das Unternehmen

da professionals ag bietet ein offenes, vertrauensvolles Arbeitsumfeld. Das Team ist kollegial, agil und schätzt humorvolle Interaktionen. Die Zusammenarbeit basiert auf gegenseitigem Respekt und Wertschätzung.

• Kollegiales und humorvolles Teamumfeld
• Offene und vertrauensvolle Zusammenarbeit
• Agile Arbeitsweise