Secrétaire de direction

L'État de Vaud recherche un(e) secrétaire de direction pour renforcer l'équipe de la Direction et assurer le bon fonctionnement du secrétariat central du service à Renens VD.

Ce poste vise à compléter l'équipe de la Direction et à garantir le bon fonctionnement du secrétariat central du service. Le titulaire veillera à la coordination administrative et à la gestion des flux d'information au sein de la structure.

Responsabilités

• Gérer le secrétariat de la Direction en traitant le courrier, les e-mails et les agendas en fonction des priorités, tout en maintenant les liens administratifs avec l'ensemble du service.
• Assurer le suivi administratif et la coordination des dossiers selon les directives de la Direction, y compris la gestion des situations urgentes, la préparation des dossiers pour examen et la logistique liée aux archives.
• Diriger et coordonner l'équipe du secrétariat central, en favorisant une dynamique d'équipe calme et efficace ainsi qu'une bonne collaboration.
• Coordonner et soutenir l'équipe du secrétariat central dans la dématérialisation des documents entrants et sortants via le système d'information.

Profil recherché

• Posséder un CFC d'employé(e) de commerce ou un titre équivalent.
• Disposer d'au moins 5 ans d'expérience professionnelle en tant que secrétaire de direction ou dans la gestion de dossiers complexes.
• Faire preuve de maîtrise de soi et de gestion du stress.
• Avoir de bonnes capacités d'organisation et de gestion des priorités.
• Être capable de gérer les conflits au sein d'une équipe.
• Maîtriser parfaitement l'orthographe et l'expression écrite.
• Avoir une maîtrise avancée des outils bureautiques Office.
• La communication de tout casier judiciaire est requise pour ce poste.

Atouts

• Une formation d'assistant(e) de direction ou un diplôme fédéral.
• Une formation complémentaire en management et en gestion d'équipe.