Verwaltungssekretär*in

Die Universität Zürich sucht eine Verwaltungssekretär*in für die Unterstützung in Korrespondenz, Organisation, Buchhaltung und HR. Die Position ist Vollzeit und befindet sich in Schlieren.

Als Verwaltungssekretär*in übernehmen Sie zentrale administrative Aufgaben für die Universität Zürich. Sie gewährleisten einen reibungslosen Ablauf in der Korrespondenz, der Terminplanung und der Unterstützung bei Veranstaltungen sowie im Personal- und IT-Bereich.

Aufgaben

• Korrespondenz auf Deutsch oder Englisch verfassen und Termine koordinieren
• Telefonate entgegennehmen, Besucher empfangen und die Post bearbeiten
• Lieferanten am Empfang betreuen und Zutrittsberechtigungen verwalten
• Räume und Arbeitsplätze organisieren sowie als Telecom-Delegierte*r fungieren
• Veranstaltungen, Sitzungen, Konferenzen und Reisen organisieren und durchführen
• Materialbestellungen verwalten und einkaufen
• Portale betreuen, Datenbanken pflegen und die Webseite aktualisieren
• Rechnungen kontieren, Debitorenrechnungen erstellen, Umbuchungen vornehmen sowie Spesen- und Kreditkartenabrechnungen bearbeiten
• Personalmanagement unterstützen: Ein- und Austritte bearbeiten, Formulare vorbereiten
• Rekrutierungsprozesse unterstützen und das Stellenportal betreuen
• IT-Koordination unterstützen

Anforderungen

• Kaufmännische Grundausbildung oder eine gleichwertige Qualifikation
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer ähnlichen Rolle, idealerweise im Hochschulbereich
• Sichere Deutschkenntnisse und sehr gute Englischkenntnisse
• Gute EDV-Kenntnisse
• Selbstständige und zuverlässige Arbeitsweise
• Dienstleistungsorientierte und verantwortungsbewusste Persönlichkeit

Was das Unternehmen bietet

• Vielfältige und attraktive Angebote für Mitarbeitende

Über das Unternehmen

Die Universität Zürich ist die größte Universität der Schweiz. Sie beschäftigt rund 10'000 Mitarbeitende und bietet ein inspirierendes Arbeitsumfeld in der Spitzenforschung und Bildung.

• Inspirierendes Arbeitsumfeld in der Spitzenforschung und Bildung