Executive Assistant to Chief International Officer

V-ZUG AG sucht eine Executive Assistant für den Chief International Officer in Zug. Die Position umfasst die Unterstützung des CIO, die Organisation von Meetings und Reisen sowie die Pflege der Intranet-Strukturen im internationalen Umfeld.

Die Executive Assistant unterstützt den Chief International Officer (CIO) im Team International Markets. Diese Rolle verbindet den Hauptsitz in Zug mit globalen Partnern und Märkten. Das Team ist klein, aber einflussreich und arbeitet in einem dynamischen, internationalen Umfeld mit kurzen Entscheidungswege.

Aufgaben

• Proaktives Management des Terminkalenders des CIO zur Gestaltung des Arbeitsalltags.
• Koordinierung von Dokumenten für Unterschriften durch den Executive Committee (ExCo).
• Vollständige Planung und Organisation von Meetings der International Markets, einschließlich Einladungen, Agenden und Protokollen.
• Organisation von Geschäftsreisen für den CIO und das Team sowie Besuche von Partnern und Geschäftsführern am Hauptsitz.
• Verwaltung der Bürobetriebe, darunter Vorräte, Korrespondenz und Marketingmaterialien.
• Planung und Begleitung von Onboarding- und Offboarding-Prozessen für Mitarbeiter.
• Pflege und Weiterentwicklung des Intranets und der SharePoint-Plattform für International Markets als IT-Experte.
• Unterstützung des CIO und des internationalen Teams bei Beschaffungsfragen und technischen Anliegen.
• Mitwirkung an Sonderprojekten, wie der Erstellung von PowerPoint-Präsentationen und der Zusammenfassung von Informationen.

Anforderungen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder gleichwertige Grundausbildung (z. B. Hotelfachschule).
• Sichere Anwendung des gesamten Microsoft-Ökosystems: SharePoint, Copilot, Outlook, Word, Excel und PowerPoint.
• Fließende mündliche und schriftliche Kenntnisse in Deutsch und Englisch.
• Serviceorientierte Denkweise mit pragmatischen Problemlösungskompetenzen und Ruhe in stressigen Situationen.
• Proaktive, eigenständige Arbeitsweise mit der Bereitschaft, technisches und fachliches Wissen selbstständig zu erlernen.
• Strukturierte, systematische und zuverlässige Arbeitsweise mit Sorgfalt.
• Freude am Umgang mit Menschen, unkomplizierte Art und professionelle Vertretung des Unternehmens.

Von Vorteil

• Weiterbildung zum Executive Assistant oder Director's Assistant.
• Zusätzliche Sprachen neben Deutsch und Englisch.

Was das Unternehmen bietet

• Gute Anbindung an Bus, Zug und Auto, plus Mobilitätsbeitrag und vergünstigte Parkplätze.
• Vergünstigte Mahlzeiten im Firmenessen.
• Vergünstigte Sitzmassagen.
• Maximale Flexibilität bei Arbeitszeiten, Standort (Homeoffice) und Modellen (Teilzeit, Jobsharing).
• Ständige Weiterbildung, inspirierende Mentoren und verschiedene Lernressourcen.
• Überdurchschnittliche soziale Leistungen und faire, marktgerechte Bezahlung.
• Pensionskasse mit Verzicht auf Koordinationsabzug, was auch Teilzeitbeschäftigte begünstigt.
• Vergünstigter Kauf von V-ZUG-Produkten für Mitarbeiter und deren Familienangehörige.
• Verschiedene attraktive Freizeitangebote mit mehreren Rabatten für aktive Erholung.

Über das Unternehmen

V-ZUG ist ein anspruchsvoller Nischenplayer im internationalen Markt, der für Schweizer Qualität und Präzision steht. Das Team unterstützt sich gegenseitig, und der CIO zeigt ein starkes Interesse an Design und Innovation.

• V-ZUG steht für Schweizer Qualität und Präzision.
• Das Unternehmen agiert als anspruchsvoller Nischenplayer international.
• Das Team unterstützt sich gegenseitig, und der CIO hat ein Verlangen nach Design/Innovation.