Mitarbeiter/in Front Office & Administration (90 %)

Das Institut Montana Zugerberg sucht eine engagierte Person für das Front Office und die Administration (90 %). Die Stelle umfasst die Gastfreundschaft, die Büroorganisation und die Unterstützung der Schulleitung.

Als erste Anlaufstelle für die Schulgemeinschaft übernehmen Sie eine zentrale Rolle im täglichen Betrieb. Die Position ist eingebettet in ein schweizerisch-internationales Umfeld mit einer langen Tradition und erfordert eine professionelle sowie herzliche Art im Umgang mit allen Beteiligten.

Aufgaben

• Herzliche und professionelle Begrüßung von Schülerinnen und Schülern, Eltern, Mitarbeitenden und externen Gästen an der Rezeption.
• Leitung des Hauptbüros, inklusive der Telefonvermittlung, der E-Mail-Korrespondenz und der Postbearbeitung.
• Administrative Betreuung des Schulalltags, darunter die Erfassung von Abwesenheiten und die Pflege der Schülerakten.
• Planung und Koordination von Vertretungsunterricht, die Bestellung von Lehrmitteln sowie die Erstellung von Transportlisten.
• Unterstützung bei der Aufnahme neuer Schülerinnen und Schüler, Probestudenten und der Erstellung offizieller Dokumente.
• Mitwirkung an der Digitalisierung von Abläufen und der Einführung neuer Kommunikationsplattformen wie iSAMS.
• Koordination der Kommunikation mit Eltern, die Herausgabe von Newslettern und die Organisation von Schulprojekten wie dem Jahrbuch.
• Enge Zusammenarbeit mit internen Teams, Eltern und externen Partnern.
• Bereitschaft zur Unterstützung bei saisonalen Projekten, speziellen Verwaltungsaufgaben und kurzfristigen Anfragen der Schulleitung.

Anforderungen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Berufserfahrung im administrativen Bereich.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse (mindestens Niveau C1), wobei Muttersprachlichkeit in einer der beiden Sprachen von Vorteil ist.
• Sichere Anwendung von Microsoft Office, insbesondere Outlook und Excel, sowie eine hohe Affinität zu digitalen Systemen.
• Gültige Arbeitsbewilligung für die Schweiz.
• Bereitschaft zur Anwesenheit während der Schulzeiten, insbesondere morgens ab 07:45 Uhr.

Von Vorteil

• Bisherige Erfahrung im Front Office, an der Rezeption oder in einer vielseitigen administrativen Funktion.

Was das Unternehmen bietet

• Finanzielle Unterstützung für den öffentlichen Verkehrspass im Kanton Zug (Zuger-Abo).
• Täglich frisch zubereitete, gesunde und abwechslungsreiche Mahlzeiten durch das Küchenteam.
• Rund um die Uhr verfügbare Getränke und frisches Obst.
• Freizeit während der Schulferien als Ausgleich für Überstunden.
• Moderne Arbeitsbedingungen und attraktive soziale Leistungen.
• Die Chance, Prozesse aktiv mitzugestalten und neue Projekte, wie die Einführung digitaler Systeme, zu begleiten.

Über das Unternehmen

Das Institut Montana Zugerberg zeichnet sich durch eine wertschätzende Kultur aus, in der die Anrede per „Du“ selbstverständlich ist. Dies fördert ein offenes, mitarbeiterfreundliches Arbeitsklima, das von starkem Teamgeist und gegenseitiger Unterstützung geprägt ist.

• Wertschätzende „Du“-Kultur, die Offenheit und Freundlichkeit im Arbeitsalltag fördert.
• Starker Teamgeist und gegenseitige Unterstützung unter den Mitarbeitenden.
• Ein Arbeitsklima, das die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in den Mittelpunkt stellt.

Bewerbung

Einzureichende Unterlagen:

• CV
• Photo