Die Universität Zürich sucht eine Verwaltungsassistenz (ISLE) für das Frontdesk, die Koordination von Veranstaltungen und die allgemeine Büroorganisation in Zürich.
In dieser Position unterstützen Sie die Universität Zürich als zentrale Ansprechperson im administrativen Bereich. Die Rolle umfasst die Betreuung des Empfangs, die Koordination von Meetings und die Organisation von Veranstaltungen innerhalb eines Umfelds, das durch Spitzenforschung und Bildung geprägt ist.
Aufgaben
- Annahme und Beantwortung von E-Mails sowie allgemeine Korrespondenz auf Deutsch und Englisch
- Empfang und Betreuung von Besucherinnen und Besuchern am Frontdesk
- Ansprechpartnerin für Mitarbeitende, Professorinnen und Professoren, Studierende sowie externe Kontakte
- Planung und Durchführung eines wöchentlichen Forschungskolloquiums in Zusammenarbeit mit dem NCCR "Evolving Language"
- Terminplanung, Raumbuchungen sowie Organisation von Hotel- und Restaurantreservierungen
- Unterstützung bei der Vorbereitung und Abwicklung von Veranstaltungen, Workshops, Sitzungen und Konferenzen
- Pflege und Verwaltung von Daten im Facility-Management-System Planon
- Interne Raumplanung und Koordination von Mobiliar
- Bestellung von Verbrauchsmaterialien, Getränken und Küchenbedarf
- Erstellung und technische Betreuung hybrider Meetings
- Allgemeine technische Hilfestellung für Mitarbeitende in Abstimmung mit der Zentralen Informatik
- Koordination mit dem Betriebsdienst der Universität
Anforderungen
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder gleichwertiger Hintergrund mit Erfahrung in der Verwaltungsadministration
- Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift sowie sichere Deutschkenntnisse
- Umfassende Kenntnisse in MS-Office, insbesondere Excel, Teams und SharePoint
- Sicherer Umgang mit digitalen Arbeitsmitteln und administrativen Softwarelösungen
- Arbeitsweise, die durch Sorgfalt, Selbstständigkeit, Struktur und Effizienz gekennzeichnet ist
Von Vorteil
- Berufserfahrung im Hochschulbereich
Was das Unternehmen bietet
- Attraktive und vielfältige Angebote für Mitarbeitende
Über das Unternehmen
Die Universität Zürich ist die größte Universität der Schweiz und beschäftigt rund 10'000 Personen. Sie bietet ein inspirierendes Arbeitsumfeld, das durch Exzellenz in der Forschung und Lehre definiert ist. Aktuell werden zudem 12 Ausbildungsplätze für Lernende angeboten.
- Arbeitsumfeld in der Spitzenforschung und Bildung
- Große Organisation mit rund 10'000 Mitarbeitenden
- Aktive Ausbildungsförderung mit 12 offenen Lernprofilen
Quelle: öffentlich zugängliche Karriereseite des Arbeitgebers. Batchly ist nicht der Arbeitgeber und steht nicht notwendigerweise in einem Vertragsverhältnis mit dem Unternehmen.