Réceptionniste & Assistante Adminsitrative

Otis Schweiz recherche une réceptionniste et assistante administrative trilingue pour gérer l'accueil, le courrier et le support administratif au siège.

Ce poste constitue le pilier central de la réception et assure le bon fonctionnement quotidien du bureau. La personne recrutée garantit une présence professionnelle, chaleureuse et efficace, tout en apportant un soutien administratif polyvalent à l'ensemble de l'organisation.

Responsabilités

• Gérer les appels téléphoniques et les courriels entrants avec professionnalisme.
• Accueillir les visiteurs avec courtoisie et les orienter vers les interlocuteurs appropriés.
• Recevoir, trier, distribuer et expédier le courrier et les colis.
• Surveiller les stocks de fournitures de bureau et les cartes de parking.
• Coordonner la maintenance du bâtiment et les prestataires de services externes.
• Organiser les réunions, réserver les salles et coordonner les déplacements.
• Assister la direction dans la rédaction de correspondances confidentielles et la coordination d'événements.
• Planifier des activités internes telles que des conférences ou des team buildings.
• Rédiger des comptes rendus de réunion clairs et concis.
• Participer à l'intégration des nouveaux employés au siège.
• Préparer des documents administratifs et juridiques simples.
• Veiller au respect des procédures internes et des normes réglementaires.

Profil recherché

• Maîtrise orale et écrite du français, de l'allemand et de l'anglais.
• Bonne maîtrise des outils bureautiques standards (Word, Excel, Outlook).
• Sens de l'accueil, écoute active, diplomatie et discrétion.
• Rigueur, ponctualité, capacité à gérer les priorités et les imprévus.

Atouts

• La connaissance de l'italien est un atout.

Ce que l'entreprise offre

• Accès à des opportunités de développement, des formations et des ressources pour renforcer les compétences de leadership.
• Programme de bourses aux employés soutenant les collègues dans leurs études ou certifications.
• Aide au transport ou soutien pour les déplacements si le candidat réside dans une ville.

À propos de l'entreprise

Otis est la première entreprise mondiale dans la fabrication, l'installation et la maintenance des ascenseurs et escaliers mécaniques. Fort d'un héritage d'innovation, l'entreprise s'appuie sur une équipe mondiale diversifiée et placée au cœur de ses préoccupations. La culture d'Otis repose sur trois valeurs fondamentales : la sécurité, l'éthique et la qualité, créant ainsi une communauté de confiance et de bienveillance.

• Leader mondial dans le secteur des ascenseurs et escaliers mécaniques.
• Équipe globale diversifiée avec un historique d'innovation prouvé.
• Communauté axée sur la confiance, la diversité et le soin apporté aux collaborateurs.
• Engagement strict envers la Sécurité, l'Éthique et la Qualité.
• Approche centrée sur les personnes, considérées comme le moteur de l'entreprise.