Sachbearbeiter/-in Projektadministration 70 - 90%

Die Gemeinde Horgen sucht eine Sachbearbeiterin für die Projektadministration (70–90%). Die Stelle umfasst die administrative Begleitung von Projekten, die Datenpflege sowie die Unterstützung bei Ausschreibungen und Rechnungen.

In dieser Position unterstützen Sie die Projektleitenden in allen Phasen eines Vorhabens. Sie fungieren als zentrale administrative Anlaufstelle für interne und externe Beteiligte und sorgen dafür, dass Dokumente, Termine und Daten korrekt verwaltet werden.

Aufgaben

• Anlegen, pflegen und verwalten von Projektakten, Sitzungsprotokollen sowie der allgemeinen Korrespondenz.
• Koordinieren von Terminen und Sitzungen sowie das Verfassen der dazugehörigen Protokolle.
• Mitwirkung bei der Vorbereitung von Ausschreibungen, der Abwicklung von Verträgen und der Submissionen.
• Aktualisierung und Pflege der Stammdaten sowie der Projektdaten in den relevanten Systemen.
• Prüfen und Bearbeiten von Eingangsrechnungen sowie Unterstützung bei der Kostenkontrolle.
• Strukturierte Organisation und Archivierung der gesamten Projektdokumentation.
• Betreuung der Projektbeteiligten in allen administrativen Fragen.
• Planung oder Unterstützung bei der Durchführung von Veranstaltungen.

Anforderungen

• Abgeschlossene kaufmännische Grundausbildung oder eine gleichwertige Qualifikation.
• Praktische Berufserfahrung in administrativen Aufgaben, vorzugsweise in den Bereichen Bau, Ingenieurwesen oder Immobilien.
• Sichere Beherrschung der deutschen Sprache in Wort und Schrift.

Von Vorteil

• Erste Kenntnisse im Umgang mit Projektmanagement- oder ERP-Software.

Was das Unternehmen bietet

• Eine abwechslungsreiche Aufgabe mit hohem Maß an Selbstständigkeit in einem dynamischen Umfeld.
• Zusammenarbeit in einem motivierten und engagierten Team.
• Gute Perspektiven für die fachliche und persönliche Weiterentwicklung.
• Moderne Anstellungsbedingungen sowie attraktive Sozialleistungen.
• Ein ansprechender Arbeitsplatz in direkter Nähe zum See und zum Bahnhof.